メールの件名の付け方と避けたい書き方

送信ボタンを押す直前に、件名の欄で手が止まることがあります。この記事では、件名を決めるまでの段取りと、返信が遠のきやすい書き方の直し方をまとめます。件名の改善を助ける機能の種類もあわせて取り上げます。

開封される件名を作る5つの手順

件名とは、受信箱の一覧に表示される、本文の内容を一行で示す見出しです。

相手は件名を見て、自分に関係があるかを短い時間で判断します。そのため、相手と目的をはっきりさせ、相手の業務の言葉で短く書くと、開封につながりやすくなります。

1. 送る相手と目的を一文で決める

書き始める前に、誰に何をお願いするのかを一文にしておくと、言葉が決まります。例えば「サンプル工業の購買担当の方に、展示会で話した見積もり条件を確認していただく」といった一文です。

この一文があると、件名に入れる言葉が自然に絞られます。ここが曖昧なままだと、件名は抽象的になりやすくなります。目的が二つ以上あるときは、メールを分けておくと読み手も返信しやすくなります。

2. 相手の業務に関わる言葉を先頭に置く

件名の前半には、相手が日々扱っている言葉を置くことをおすすめします。「ご提案」ではなく、「在庫管理」「請求書の電子化」「採用の求人原稿」のような言葉です。

受信箱では、件名の最初の数文字で開くかどうかが判断されます。自社の社名やサービス名より、相手の仕事に関わる名詞を先に出すほうが届きます。展示会や問い合わせなどの接点があるときは、「展示会でお話しした」のような手がかりも有効です。

3. 全角20文字前後に収める

一覧に表示される件名は、画面の幅によって途中から省略されます。全角20文字前後を目安にしておくと、要点が前半に収まります。

スマートフォンで確認する相手が多いなら、さらに短めでも問題ありません。長くなったときは、補足を本文の一行目に移すと整理できます。「【重要】」のような記号で目立たせるより、言葉そのものを短くするほうが効果があります。

4. 社名・名乗りを入れる位置を決める

社名は、件名の末尾に括弧で添える形が読みやすくなります。「請求書の電子化について(サンプル工業)」のような書き方です。

初めて連絡する相手には、名乗りがないと不審に思われることがあります。一方で、何度かやり取りしている相手なら、用件を先に出したほうが早く伝わります。社内で位置を決めておくと、担当者が替わっても件名の形が揃います。

最後に、送信前に件名と本文を並べて読み返す手順を入れておきましょう。ここまでの確認を含めて、五つの段取りになります。

開封されない件名によくある書き方

開封されにくい件名には、はっきりした型があります。どれも言い換えで直せます。

「ご提案」「ご案内」だけで中身が分からない

「新サービスのご案内」だけでは、受け取った方は何の話か判断がつきません。社名を添えても、用件が見えない点は変わりません。

何についての案内なのかを、名詞で一つ入れておくと伝わります。例えば「請求書の電子化についてのご案内(サンプル工業)」と書き換えられます。

数字や効果を盛りすぎて広告に見える

「売上2倍」「コスト半減」といった言葉が並ぶと、広告の一斉配信として扱われやすくなります。根拠のない数字は、信頼にも響きます。

数字を使うなら、前提が言える範囲にとどめておくと安心です。「導入3社の事例をまとめました」のように、確かめられる事実に置き換える書き方が向いています。

長すぎて要点が途中で切れる

用件と社名と日付をすべて詰め込むと、肝心の部分が省略されます。読み手に見えるのは前半だけです。

情報は、件名と本文の一行目に分けると収まります。例えば「【サンプル工業】来月の展示会に関する資料送付のお願いとご挨拶」という件名があるとします。これは「展示会の資料送付のお願い(サンプル工業)」で足ります。

本文の内容と件名がずれている

件名が「資料送付のお願い」なのに本文が商談の打診だと、返信が止まりやすくなります。次の配信も開かれにくくなります。

本文を書き直したときは、件名も合わせて見直しておくと、あとが楽になります。文面を先に仕上げ、最後に件名を決める進め方も有効です。

件名の検討と検証に使える機能の種類

件名の良し悪しは、送ったあとの数字を見てはじめて分かります。試す仕組みと測る仕組みを分けて考えると、整理しやすくなります。

配信ツールの件名テスト機能

同じ本文で件名だけを二案用意し、宛先を分けて送る機能です。言い回しの違いが開封にどう響くかを比べられます。

ただし、送信件数が少ないと、差が出ているかどうかの見極めが難しくなります。件数が少ない間は、一回ごとに一か所だけ変えて試すほうが分かりやすくなります。

開封率を計測するトラッキング機能

メールに埋め込んだ計測用の画像やリンクで、開封とクリックを記録する機能です。件名の良し悪しは開封率に、本文の良し悪しはクリック率に現れます。

分母は、届かなかった分を除いた「送信できた数」にしておくと、率が甘くなりません。例えば、送信できた数が200通で開封が40件なら、開封率は20%です。

文面の表記ゆれを揃える文章校正ツール

「お見積り」と「お見積もり」のような表記の違いを見つけてくれるツールです。件名は短いぶん、ゆれが目に留まりやすくなります。

社内で用語を決めておくと、担当者が替わっても件名の印象が揃います。相手の業界で通じる言葉かどうかは、自動の指摘に任せず人が判断しておくと安心です。

送信先ごとに件名を差し込む差し込み機能

会社名や担当者名を、件名や本文に自動で入れる機能です。「{{会社名}}の請求書業務について」のように書けます。

空欄の相手にどう表示されるかは、送る前に確かめておきましょう。会社名の直後に「様」を続けると二重敬語になるため、置き方には注意が必要です。

Amoでできること

ここまでの件名の工夫を、実際の配信で試して確かめたい場合は、Amo Mail を利用できます。Amo Mail は、条件で絞った宛先にまとめてメールを送れる機能です。

1. Mail の「配信を作る」から新規作成します。
2. 件名と本文を書きます。{{名前}} {{会社名}} の差し込みが利用できます。
3. 宛先を決めます。配信先リストを選ぶか、スコア・属性・最終行動などの条件で絞れます。
4. プレビューで、実際に送れる件数と配信停止で除外した件数を確認します。
5. 「送信」を押すと送信が始まります。

配信停止リンクと差出人の表示は、すべての配信メールに自動で付きます。開封とクリックはリードのタイムラインに記録されます。スコアには、開封で+2、クリックで+3が加算されます。送信を始めると本文は固定されるため、件名と文面は送信前に読み返しておくと安心です。

組織で初めて100通を超える一斉配信を行うときは、運営が文面と宛先の出どころを確認します。確認は通常1営業日以内に終わり、そのあと送信が始まります。2回目からは確認なしで送れます。