マーケティングの人手不足を自動化で補う方法とは?

担当者が一人か二人で、メール配信も問い合わせ対応もリストの整理も抱えている会社は少なくありません。この記事では、自社のどの作業を仕組みに任せられるかを判断する基準が分かります。似た言葉との違いや、仕組みに載せたあとの点検のしかたも順に説明します。

マーケティングの自動化とは?人手不足を補う仕組み

マーケティングの自動化とは、人が繰り返していた作業を、決めた手順どおりに仕組みが代わりに進めることです。

目的は、人を減らすことではなく、作業に取られていた時間を取り戻すことです。取り戻した時間は、企画や顧客との会話に回せます。MAは、こうしたマーケティングの作業をまとめて自動で進める仕組みを指す言葉です。

人の手で繰り返していた作業を仕組みに置き換えるということ

置き換えられるのは、毎回同じ順番で進む作業です。判断が入らないほど、仕組みに任せやすくなります。

資料請求が届いたら、お礼のメールを送り、リストに追加し、営業担当へ共有する流れを考えてみます。例えば1件10分、月20件なら月200分、年間では約40時間になります。この時間がそのまま空くのが、自動化の分かりやすい効果です。

置き換えで価値があるのは、手順を言葉にすることそのものです。何をきっかけに、何を送り、どこへ知らせるのかを書き出します。書き出すと、不要な工程が混ざっていたと気づくこともあります。

少人数の体制で成果を落とさないために使う

人手が足りない現場では、繰り返しの作業が先に時間を占めます。企画は残った時間で考えることになり、成果の出る仕事が後回しになりやすくなります。

月の締めの時期を思い浮かべると分かりやすいところです。問い合わせ件数の集計、配信結果のまとめ、リストの重複整理が重なります。これらは人が行っても仕組みが行っても結果が変わりません。だからこそ、最初に仕組みへ渡す候補になります。

目標は作業量をゼロにすることではありません。担当者が考える時間を確保する手段として位置づけておくと、判断がぶれにくくなります。

効率化・外注・ツール導入と何が違う?

どれも負担を軽くする手段ですが、何に任せるかが違います。自動化は、手順を決めて仕組みに任せる点に特徴があります。

作業を速くする効率化との違い

効率化は、人が作業を行う前提で、その速さを上げる取り組みです。テンプレートを用意する、入力項目を減らすといった工夫が当てはまります。

自動化は、人がその作業に触れないことを目指します。例えば効率化で10分が6分になっても、担当者の予定は毎回埋まります。自動化なら、その予定ごとなくなります。ただし効率化は手順が曖昧でも始められるので、自動化の前段として役立ちます。

人に任せる外注との違い

外注の強みは、判断を含めて社外の人に渡せることです。手順が固まっていない仕事でも、相談しながら進められます。

一方で、依頼する時間と確認する時間は社内に残ります。毎週同じ内容を頼む作業なら、仕組みに載せたほうが社内の手間は少なくなります。判断が要る制作物は外注へ、判断の入らない繰り返しは自動化へ、と分けると整理しやすくなります。

ツールを入れること自体との違い

ツールを契約した時点では、まだ何も自動になっていません。手順を決めて設定して、初めて仕組みとして動きます。

「導入したのに使っていない」ということが起こるのは、設定の前に手順が決まっていないときです。先にドキュメントやスプレッドシートへ流れを書き出しておくと、設定の作業が短くなります。ツールは手順を載せる場所だと考えておくと安心です。

どの業務から自動化するか決める基準

四つの基準で見ると、優先順位がはっきりします。当てはまる基準が多い業務から着手すると、効果が見えやすくなります。

毎週あるか(発生する頻度)

最初に見るのは頻度です。回数が多いほど、同じ設定から得られる時間が増えます。

例えば週1回15分の作業なら、年50週で約12.5時間になります。年に数回しか発生しない作業は、設定の手間のほうが大きくなりがちです。まずは週単位で繰り返している作業を候補に並べておきましょう。

手順が決まっているか(判断が入らないか)

次に、手順を言葉で書けるかを確かめます。「この条件のときはこうする」と書ければ、仕組みに載せられます。

毎回文面を考える作業や、相手の反応を見て進め方を変える作業は向きません。こうした仕事は、人が担当したほうが成果が出やすくなります。判断が一部だけ入る場合は、その前後の作業だけを切り出す方法もあります。

止まったときの影響の大きさ

三つめは、その作業が止まったときに何が起きるかです。問い合わせの通知が止まれば、返信が遅れて機会を逃します。

影響が大きい作業は、人の記憶に頼らない形にしておくと安心です。逆に、止まっても誰も困らない作業もあります。その場合は、自動化より先に作業をやめる判断を検討してもよいところです。

担当者が一人しか分からない状態か

四つめは、その作業を一人しか把握していないかどうかです。休暇や異動で止まる作業は、優先度が上がります。

自動化のために手順を書き出すと、作業がドキュメントとして残ります。そのまま引き継ぎの準備にもなります。四つの基準のうち複数に当てはまる業務があれば、そこから手を付けることをおすすめします。

自動化でつまずきやすい点と避け方

うまくいかない原因の多くは、仕組みそのものにはありません。載せる前の準備と、載せたあとの点検で起きています。

手順が固まる前に仕組みに載せてしまう

設定しながら手順を考えると、条件が増えて複雑になります。あとから直す人が、中身をたどりにくくなります。

先に手順を一つのドキュメントに書き出しておくと、設定が速くなります。きっかけ、送る内容、通知先の三つが書いてあれば十分です。同じ手順を何度か手作業で回してから載せると、抜けが見つかります。

配信や投稿を自動にして内容が雑になる

送る仕組みが整うと、文面の見直しが後回しになりがちです。古い案内文が流れ続けることもあります。

件名と本文は人が書き、仕組みは送るタイミングだけを受け持つと決めておくと安心です。差し込み項目が空欄のときの表示も、事前に確認しておきましょう。文面の棚卸しは、四半期に一度の予定として入れておくと続きます。

設定した人以外が中身を分からなくなる

設定した本人しか流れを知らないと、属人化の形が変わっただけになります。属人化とは、特定の人しか仕事の中身を分からない状態のことです。担当が替わると、誰も触れない仕組みが残ります。

設定の一覧を一つのスプレッドシートにまとめておくと、これを避けられます。何をきっかけに動くか、誰が作ったか、どこへ通知するかを書いておきます。情報を設定画面の中だけに置かなければ、ほかの人も中身をたどれます。

動いているか誰も見ていない

自動化の仕組みは、止まっても知らせてくれないことがあります。エラーに気づかないまま、しばらく過ぎてしまうこともあります。

月に一度、件数を見る時間を決めておくと安心です。配信数、エラー数、通知が届いた件数を前の月と並べます。数字が大きく動いていれば、設定か前提が変わったと分かります。点検の担当者を一人決めておくと、見落としが減ります。

まとめ

自動化は、足りない人手を埋めるというより、時間の配分を変えるための手段です。繰り返しの作業を仕組みに渡し、空いた時間を企画や顧客との会話に回します。毎週発生し、手順が決まっていて、止まると困る作業から着手すると効果が見えやすくなります。次の行動として、今週繰り返した作業を書き出し、頻度と手順の決まり具合で並べてみることをおすすめします。

Amoでできること

書き出した作業のうち、顧客情報を集めて記録する作業は、早い段階で任せやすい部分です。顧客情報の集約と記録をまとめて扱いたい場合は、Amo Leads が候補になります。

手元の名刺リストや既存の顧客リストは、整形しないまま取り込めます。CSVは、項目をカンマで区切って並べたテキスト形式のファイルです。CSVファイルのほか、Excel や Google スプレッドシートの表の貼り付けにも対応しています。

1. Leads の「CSVインポート」を開きます。
2. ファイルを選ぶか、表をそのまま貼り付けます。
3. 読み取った表と列の対応が表示されるので、確認して修正します。
4. 連絡先をどこでいただいたものかを選び、「取り込む」を押します。

列の対応は AI が下書きを作り、確認画面で人が直せます。先頭のタイトル行や末尾の合計行は自動で取り除かれ、その行数も表示されます。メールアドレスを読み取れなかった行は、その行だけを CSV で書き出せます。直す箇所が手元に残るので、入れ直しの手間が小さくなります。

取り込みのときにリスト名を入れると、そのリードをまとめた固定リストが作られます。「9月展示会」のように名前を付けておけば、あとから配信の宛先に利用できます。1人ずつ手で追加することもでき、同じメールアドレスの方がいる場合は既存の画面が開きます。

商談や電話の内容は、活動タイムラインに記録できます。次回アクション日を入れておくと、その日が期限のタスクが自動で作られます。Leads 一覧の「今日フォローすべき」で、対応する相手だけに絞り込めます。記録を残す作業と思い出す作業を、どちらも仕組みに任せられます。